Projectmatig creëren
In het boek projectmatig creëren 2.0 richten Jo Bos en Ernst Harting zich op projectmanagement en alles wat daarbij komt kijken. Zij proberen een nieuwe visie op de projectmanagementwereld te geven.
Projectmanagement is een belangrijk onderwerp in de werktuigbouwkunde, omdat veel projecten van ingenieurs in groepsverband worden verricht.
Op deze pagina zal ik een aantal hoofdstukken van het boek samenvatten waar ik de meest waardevolle kennis uit heb weten te halen.
Keuzeproces
Voor het beginnen van een project is er niets zo belangrijk als het hebben van veel ideeën. Door veel ideeën kan je goed vergelijken wat de beste keuze is. Het maken van deze keuze kan soms echter lastig zijn. Daarom kan het helpen om gebruik te maken van de volgende zes punten.
Luisteren en horen
Dit duidt op het verbinden van denken, voelen en doen van jou en je gesprekspartner. Uiteraard horen jullie allebei wat er over en weer gezegd wordt, maar dit betekend niet dat de maten van denken, voelen en doen gelijk zijn. Daarom is het van belang dat er ook op dit vlak een verbinding gelegd wordt.
Richten en vinden
Wanneer er een idee is is het belangrijk dat je dit kunt formuleren als een resultaat. Dit zorgt er voor dat er een duidelijk beeld ontstaat over wat er geproduceerd gaat worden. Hierdoor is een team sneller enthousiast over ideeën en zal het commitment toenemen. Wanneer niet duidelijk is waarvoor bepaalde beslissingen gemaakt worden kan de medewerking van een team snel verzwakken.
Kijken en zien
Het is van belang dat je altijd blijft kijken naar waar je momenteel staat en wat de huidige situatie is. Een duidelijk beeld zorgt er voor dat het gemakkelijker wordt om de juiste keuzes te maken.
Toetsen en voelen
Voordat er een belangrijke keuze gemaakt wordt is het verstandig deze eerst te toetsen op een zestal aspecten:
Creativiteit
Bijdrage
Inbedding
Onvoorwaardelijkheid
Actieverantwoording
Gevolgen van het resultaat.
Door je aan deze stappen te houden is het gemakkelijk om rationeel te blijven kijken naar beslissingen. Tevens kun je iedere beslissing gelijkwaardig toetsen.
Kiezen en weten
Wanneer je een keuze maakt moet je je beseffen dat jij de genen ben die bepaald of het uiteindelijke resultaat gehaald wordt of niet. Wanneer je weet waar je voor gekozen hebt en de belangen van deze keuze goed op een rij hebt is het gemakkelijker om het uiteindelijke resultaat succesvol te behalen.
Volgen en zijn
Wanneer deze keuze dan daadwerkelijk gemaakt is is het belangrijk dat het verloop hiervan nauwlettend in de gaten gehouden wordt. Wanneer er voldoende creative inspanning geleverd wordt zal dit helpen om het team alert te houden. Dit zal zorgen voor een sociale controle waarbij het team zich aan zijn eigen afspraken zal houden.
Project definitie
De projectdefinitie bestaat uit twee onderdelen:
Een duidelijke omschrijving van het uiteindelijke doel of resultaat.
Commitment van de opdrachtgever.
Voor een duidelijke project definitie heb je een duidelijke omschrijving nodig. Een goede en duidelijke omschrijving beschrijft minimaal de volgende punten.
De uitdaging.
De aanleiding.
De doelstelling.
Het beoogde resultaat.
De afbakening van het resultaat.
De effecten van het project.
De gebruikers van het projectresultaat.
De randvoorwaarden waarbinnen het project zich afspeelt.
De relatie met andere projecten.
Het is van belang dat het uiteindelijk beoogde resultaat de leidende rol speelt door de beschrijving van het project.
Projectbrief en collectieve intake
De projectdefinitie is de kern van het projectcontract. Een goede projectdefinitie zorgt voor duidelijkheid, commitment en energie bij de betrokkenen. Wanneer een opdrachtgever weet wat hij wil is het meeste erg gemakkelijk om een projectdefinitie op te stellen. Dit gebeurt dan in de definitiefase. Het is moeilijker wanneer de opdrachtgever niet precies weet wat hij wil en/of wat er mogelijk is. Als dit het geval is kan met behulp van de volgende methodes de situatie verduidelijkt worden.
SWOT-analyse
Bij een SWOT (Strengths, Weaknesses, Oppertunities, Treats) wordt er een analyse gemaakt van de sterke en zwakke punten van het project waarbij tevens wordt gekeken naar de kansen en de risico’s.
PAP-analyse
Dit betekent ‘probleem achter het probleem’. Er wordt naar achterliggende problemen gezocht om zo het juiste probleem te ontdekken.
Creatieve resultaatdefinitie
Als er verschillende projectresultaten kunnen worden benoemd, worden hierbij nieuwe ideeën voor mogelijke projectoplossingen gegenereerd.
Innovation frame
Bij een complexer probleem kan door middel van een innovation frame de juiste scope van het project worden bepaald.
Toets op effectiviteit
Toets op commitment. Als het projectresultaat duidelijk en afgebakend is maar er geen energie ontstaat in het projectteam.
Projectplanning
Om tot een goede planning te komen moeten de volgende zeven stappen worden uitgevoerd.
1. Bepaal de afhankelijkheden tussen activiteiten
2. Verdeel activiteiten door/onder teamleden en/of derden
3. Ken mijlpalen toe
4. Schat de bewerkings- en doorlooptijden van de afzonderlijke activiteiten
5. Bereken de geschatte totale doorlooptijd van het gehele project (het ‘kritieke pad’)
6. Stem de begin- en einddata van de uit te voeren taken af met de agenda’s van de betrokken teamleden
7. Vergelijk de planning met bestaande randvoorwaarden. Dat wil zeggen, vergelijk de planning die het resultaat is van de stappen 1 tot en met 6, met de deadline voor het project en andere randvoorwaarden die de opdrachtgever stelt. Indien verschillen bestaan tussen het ‘aanbod’ van het team en de verwachtingen van de opdrachtgever, wordt hierover onderhandeld totdat een passende en haalbare planning is ‘gevonden’ of, in het ergste geval, het project wordt afgeblazen.
Weerstand, conflicten en tegenslagen
Weerstand, conflicten en tegenslagen komen in elk project wel voor. Het is een deel van het proces wat er gaande is in een project, het is ook een menselijk verschijnsel.
Iemand die goed met deze punten om kan gaan moet over het algemeen voldoen aan de volgende aspecten:
1. herkent weerstand, conflicten en tegenslagen wanneer ze zich voordoen
2. Beschouwt weerstand, conflicten en tegenslagen als een natuurlijk gegeven en beseft dat het de signalen zijn van een belangrijke verandering
3. Ondersteunt een gesprekspartner in het direct onder woorden brengen van zijn probleem
4. Ziet de uitingsvormen van weerstand, conflicten en tegenslagen niet als een aanval op zijn
persoon of een uiting van twijfel aan zijn integriteit of deskundigheid
5. Zorgt voor veiligheid en vertrouwen
6. Respecteert de behoefte aan invloed en geloofwaardigheid
7. Kent het verschil tussen medeleven en medelijden
8. Schakelt tijdens een gesprek tussen de vier communicatie niveaus: inhoud, procedure,
integratie en gevoel
9. Is zich bewust van zijn eigen kernkwaliteiten, valkuilen en allergieën.
Praktijkvoorbeelden
De bovenstaande informatie heeft mij enorm geholpen bij veel situaties die ik in mijn verschillende opleidingen en banen tegen ben gekomen. Hier onder leest u hier enkele voorbeelden van.
Keuzeproces
Doordat deze projectgroep negen personen telde met allemaal verschillende meningen en ideeën is het erg belangrijk om gericht te blijven luisteren naar iedereen. Hierdoor telt ieders mening even zwaar en zullen er geen goede ideeën verloren gaan.
Ook is het voor mij erg duidelijk geworden dat het belangrijk is om te zorgen dat iedereen begrijpt wat je bedoelt. Op deze manier kunnen mensen sneller zeggen wat ze vinden van een idee. Hulpmiddelen als schetsen of modellen kunnen hierbij goed helpen.
Projectdefinitie
Voordat we zijn begonnen aan het ontwerpen van de kraan is er eerst een plan van aanpak(PVA) opgesteld. In dit PVA stond duidelijk beschreven waar de kraan aan diende te voldoen en wat de specifieke deadlines etc. waren. Dit PVA was getoetst op de negen aspecten die hier boven genoemd zijn. Hierdoor was voor iedereen duidelijk wat er wanneer diende te gebeuren.
Projectbrief en collectieve intake
Gedurende mijn opleiding aan de Leidse instrumentmakers School heb ik tal van ontwerpopdrachten mogen volbrengen. Deze opdrachten waren vaak voor de bevoorrading van laboratoria.
Dit betekend dat de opdrachtgevers vaak weinig achterliggende technische kennis hadden. Daardoor wisten zij vaak niet wat de mogelijkheden waren of wat nu daadwerkelijk hun probleem was. Zo kwam het bijvoorbeeld regelmatig voor dat zij dachten een heel moeilijk probleem te hebben, terwijl dit eigenlijk ontstond door een veel simpeler achterliggend probleem.
Projectplanning
Voor het ontwerpproject van blok twee van het eerste leerjaar (de kraan) hebben wij een projectplanning op moeten stellen. Door Gebruik te maken van de lijst met stappen hebben wij hiervoor een duidelijke en overzichtelijke planning weten te maken waar wij ons goed aan hebben weten te houden.
Weerstand, conflicten en tegenslagen
Na het bestuderen van deze tekst ben ik nog niet in een dergelijke situatie geweest waar ik dit heb kunnen toepassen. Echter ben ik hier in het verleden onderbewust wel veel mee bezig geweest. Doordat ik in mijn vooropleiding regelmatig aan projecten heb meegewerkt zijn deze situaties toen wel voorgekomen.
Een voorbeeld hiervan is een project waar ik meehielp met het ontwikkelen van een vacuüm opspan tafel. Hier heb ik op aanraden van een leverancier producten voor besteld die helemaal niet bruikbaar waren voor de toepassing. Echter door te overleggen met de leverancier is alles zonder verdere problemen opgelost.